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2019年日大通信で英語の教員免許を取得

書類・取扱説明書・保証書等の保管について考える


溜めに溜め込んだ書類を処分して、ペーパーレスに移行中の我が家。
しかし、どうしても捨てられない書類があるのも事実。
そういった紙類をどうやって効率よく保管できるか考えることに。

保管方法の条件

段ボールにぶち込み、クローゼットの奥深くに保管することは割と簡単です。
しかし、いざ必要な時に書類を閲覧できなくて困る。
なので、以下のことを意識しながら考えてみる。

  1. 参照しやすい⇒本棚に立てて収納・背表紙がある
  2. かさばらない⇒背表紙がスリム
  3. 処分しやすい

第一に参照しやすいこと。なので箱に押し込めたり、縦に積むのは不可。
かさばらないことも重要。保管場所を取りすぎると困る。
不要になった際に処分しやすいことも大事。
処分に手間がかかると処分がめんどうで溜め込んでしまう。

保管方法の選択

上述の条件に当てはまる保管方法は、やはりポケットファイルやバインダー系。

  1. クリアファイルブック系
  2. バインダー系
  3. ツイストノート系
  4. レールホルダー系

   

こういったものは本棚に立てて収納できるメリットが。
ファイルボックス系もあるけど、ボックスを取り出す⇒該当書類を探す⇒取り出す⇒参照する⇒しまうとなかなか作業が多くて大変。

クリアファイルブック系

クリアファイルブック系は、やはり背表紙があるのがポイント。
ポケットに書類を入れるので、書類本体に穴を開けなくて良いのもポイント。
ただ、クリアポケットに書類を差し込むのが面倒。同様に処分する際に取り出すのが面倒。
更に書類単体よりも、ポケットの分だけかさばります。

↓こちらはポケット交換式。
クリアポケットの数の調整、クリアポケットの順番の変更ができるので便利。
背表紙は25mm。最大収納枚数は60枚。

↓こちらは固定式。バインダー部分がないのでポケット交換式より薄くなる。
背表紙は10mm。収納枚数は20枚。

↓こちらはポケットが多いタイプ。背表紙は20mm。収納枚数は40枚。

↓こちらはポケット交換、薄さ、背表紙、そして360度折り返しできるすぐれもの。
背表紙は18mm。最大収納枚数は25枚。

↓背表紙25mm。おしゃれなファイル。最大収納枚数は30枚。

私はこのクリアポケットファイルタイプは重要書類の保管に使っています。
割と参照する書類。例えばパスワードやIDが載っているもの。
でも、スキャンしちゃってデジタル化してもいいですよね。

バインダー系

2穴のリングファイル。
書類に穴を開けなくてはなりませんが、大容量のものも結構あります。

穴を開けなくてもいいパンチレスタイプも。

ツイストリング系30穴

リヒトラブのツイストリングノートと同じようなファイルもあります。
リングが開くので、ポケットを追加したり順番の入れ替えも可能。
穴は30穴なので問題なく百均などで売っている通常のポケットが使えます。

これも交換式。ツイストリングタイプ。上述二つと違って背表紙がない
すごくスリム。リング幅は14mm。最大収納枚数は20枚。

ポケットが多いタイプ。リング幅は22mm。最大収納枚数は30枚。

背表紙がないので、背表紙で判別したい場合はやはりブックタイプの方がオススメ。

私は演奏する楽譜を印刷してポケットに入れて収納しています。
リングなのできっちり見開けるため、楽譜を押さえる必要がないので便利。

ツイストリング系34穴

こちらは1/3ピッチシリーズなので、普通のポケットは入りません。
ポケットではなく、書類自体に穴を開け収納する。

リングと表紙を合わせて作ります。

書類自体に穴を開けるメリットはポケットいらずなのでかさばらない⇒収納枚数が増える
ポケットに入れないので廃棄する際に手間がかからない。ビリっと破って捨てられる。
デメリットは書類に穴を開けるので、大事な書類には向かない
更に穴を開けてしまうとスキャンをする際に穴もスキャンされます。
スキャン後にトリミングがむっちゃ面倒。なので穴を開ける前にスキャンする必要が。

私は新聞記事を切り取って穴を開けた薄いA4のコピー用紙に貼って収納しています。
もう20年くらい新聞記事をファイルしているのですが、量が多いのでかさ張ります。
ポケットがない分かさばらなくて良いです。

実は結構便利なレールホルダー系

これは盲点でした。
担当している授業でレールホルダに収納するテキストがあったのですが使いづらかった。
しかし、改めて考えるとむっちゃ便利です。

  1. 穴を開けなくていい
  2. ポケットファイルへの抜き差しが不要
  3. 順番入れ替え、取り出し、追加が可能
  4. 背表紙にラベルを貼れる

と言ったように、結構融通がききます。

使い方は実に簡単。
まとめたい書類を用意し、それに透明の表紙を被せる。
そしてレールをはめる。
背表紙も7mm~と実にスリム。

こちらの収納枚数は20枚。背表紙(レール幅)は7mm。

こちらの収納枚数は50枚。背表紙(レール幅)は11mm。

最大枚数が50枚でもレール幅が11mmと実にスリムです。
不要になった際も実に簡単。レールを外して書類を処分するだけ。

80枚とじのを発見。今度試してみよう。

しかし一見万能に見えるレールホルダも欠点が。

  1. 大容量がない(100枚以上)
  2. 容量が増えると書類の増減が面倒

構造上大容量には向いていないです。
頻繁に書類の増減がある場合にも向いていないかなと思います。
大容量の書類をきっちり揃えてレールにはめるのが面倒。地味にずれます。
書類がいらなくなった場合にレールを外して書類を取ってまたレールをはめるのが面倒。

そのため、書類の増減や順番の入替をするけれど、頻度の高くない書類に向いていると思います。
更に時々閲覧する冊子タイプの書類。
冊子タイプはポケットに入れてしまうと出し入れが面倒だから閲覧しなくなるので。

私は健診結果をまとめるのに使っています。年に1度だけの追加と頻度も少ないし。
健診結果を数年まとめて閲覧できるので便利。

冊子タイプの書類はどう収納するか

取り扱い説明書のような冊子タイプは保管が面倒ですよね。
穴を開けるのも力がいりますし。
ポケットに入れると参照する時に出し入れが面倒だし。
冊子自体を本棚に並べてもいいけれど、背表紙がないから探すのが大変。

いっそ冊子は捨てて、PDFをデジタル保管。
今時の取説はたいていネットでPDFでダウンロードできます。
必要な時だけPDFを参照すればよいかな、と。

ちなみに私は取扱説明書を参照することはほぼありません。
初期設定時も読まずにごちゃごちゃ自分でいじるタイプ。
そのくせ取説は丁寧にブックタイプのファイルのポケットに入れている。
むっちゃかさ張ってます。
そうだ。全部捨てよう。

取扱説明書は分類ごとに立てて収納

私はこれを試してみました。

カテゴリごとに立てて収納できますし。
でも結論は、取説はPDFでいいかなと。
私のように滅多に取説を読まないタイプは必要な時だけPDFを参照すればいい気がします。

どうしても冊子で残しておきたい取説だけ立てておきました。

保証書の保管

保証書は頻繁に参照するものでもないので、クリアファイルポケットでいいかなと。
とっくに保証期間の過ぎた取説も後生大事に保管しておいたので、捨てました。
保証期間中のものだけ、ポケットにファイルしておいて、期間過ぎたら捨てる。

期間が切れそうなものを前の方に持ってきておきます。

ポケットは百均で買った三分割ポケットを。


大きい物は2ポケットに。

領収書と一緒に保管しておき、期間が過ぎたら廃棄していきます。

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